Sempre più aziende usano il cloud per archiviare i propri dati. Ed è una scelta intelligente: i documenti sono accessibili ovunque, il backup è automatico, e i costi sono ridotti rispetto ai server fisici.
Ma c’è un problema che vediamo spesso nei nostri clienti:
non esiste una regola chiara su cosa va salvato online e cosa no.
Tutto finisce nel cloud, senza logica. O, al contrario, si evita il cloud “perché non si sa bene dove vanno a finire i dati”.
In entrambi i casi, si rischia di perdere tempo, dati o—peggio ancora—di infrangere normative come il GDPR.
Con questo articolo vogliamo aiutarti a fare chiarezza. Vediamo insieme cosa conviene salvare nel cloud e cosa è meglio tenere in locale, per lavorare in modo efficiente, sicuro e conforme alla legge.
Cloud sì, ma con una strategia
Non tutti i file sono uguali. Alcuni devono essere sempre disponibili da remoto (es. preventivi, contratti in corso, documentazione condivisa con clienti o collaboratori).
Altri, invece, sono dati sensibili, versioni storiche, o archivi che vanno conservati ma non servono ogni giorno.
Ecco perché consigliamo sempre una strategia divisa in 3 aree:
1. Cosa salvare nel cloud (sempre)
Il cloud è perfetto per:
- File di lavoro condivisi (es. Google Docs, fogli Excel, presentazioni);
- Documentazione aziendale aggiornata (listini, policy interne, manuali);
- Backup dei dispositivi (PC aziendali, tablet, smartphone);
- Cartelle in uso da team in smart working o sedi diverse;
- Gestionali o CRM in cloud (dove i dati sono già ospitati su server sicuri).
In pratica, tutto ciò che usi ogni giorno e deve essere accessibile da ovunque, in sicurezza.
Ovviamente, deve esserci un piano di accessi ben configurato: non tutti devono poter vedere tutto.
2. Cosa salvare in locale (con copia di backup)
Ci sono file che è bene tenere su dispositivi interni o server aziendali, come:
- Documenti altamente sensibili (dati personali, cartelle cliniche, brevetti, informazioni finanziarie);
- Archivi storici e versioni passate di progetti;
- File che richiedono software particolari installati in locale;
- Documentazione da conservare secondo obblighi fiscali o legali.
In questi casi, però, il rischio è la perdita accidentale (rottura hard disk, furto, incendio…). Per questo, noi consigliamo backup automatici su cloud crittografato, accessibile solo da utenti autorizzati.
3. Cosa non salvare né nel cloud né in locale
Può sembrare strano, ma alcuni file è meglio non salvarli affatto:
- duplicati inutili;
- versioni provvisorie non più in uso;
- file personali salvati per sbaglio nei dispositivi aziendali;
- allegati già presenti in piattaforme come email o gestionali.
Un’archiviazione ordinata è anche una forma di sicurezza: meno dati circolano, minori sono i rischi.
Cloud e GDPR: attenzione alla sicurezza
Un aspetto spesso trascurato è la conformità al GDPR.
Quando salviamo file nel cloud, dobbiamo sapere:
- dove sono fisicamente i dati (Europa? USA? Paesi terzi?)
- chi può accedervi e con quali autorizzazioni;
- per quanto tempo vengono conservati.
Noi di Sonicloud lavoriamo solo con provider che garantiscono piena conformità alle normative europee e offriamo configurazioni su misura per garantire privacy e tracciabilità degli accessi.
La nostra proposta: una strategia cloud personalizzata
Ogni azienda è diversa. C’è chi ha dieci dipendenti e chi ne ha cento. Chi lavora in sede e chi lavora in remoto. Chi usa già strumenti cloud, e chi ancora no.
Ecco perché offriamo una consulenza gratuita per aiutarti a:
- mappare tutti i dati aziendali;
- definire una strategia cloud + locale efficace;
- implementare backup e sicurezza;
- formare il tuo team a usare correttamente gli strumenti.
Conclusione
Il cloud è uno strumento straordinario per velocizzare il lavoro, collaborare meglio e proteggere i tuoi dati.
Ma come ogni strumento, funziona davvero solo se usato nel modo giusto.
Noi di Sonicloud siamo qui per aiutarti a fare proprio questo:
organizzare i tuoi file, proteggere i tuoi dati e migliorare il lavoro della tua azienda, giorno dopo giorno.
Hai dubbi sulla tua attuale gestione dei file aziendali?
Contattaci e ti aiutiamo a capire subito come semplificare tutto con una strategia cloud su misura.